Veröffentlicht am: 31.03.2025 Autor: J. Rafael Klose

Das Remote Rezept: 

Wie dein Unternehmen Home Office richtig nutzt

Remote Work, New Work, Home Office - spätestens seit Anfang 2020 wurde die Ausnahmeregelung zum Standard.

Doch auch 5 Jahre später schaffen es 80% der Unternehmen nicht, das ganze ordentlich und effektiv umzusetzen.

Viel schlimmer noch, aktuell “zwingen” einige Unternehmen ihre Mitarbeiter zurück ins Büro. Doch ist Remote Work nur ein vorgeschobener Grund, um die eigentlichen Missstände im Unternehmen nicht anzugehen. 

Schlechte Führung, falsche strategische Entscheidungen und eine fehlende Struktur.

Darum, wie ein Unternehmen Remote Work effektiv und nachhaltig einsetzt, geht es in diesem Artikel.

Der passende Ansatz

Im Regelfall startet heutzutage niemand mehr bei null. Fast jedes Unternehmen, bei dem es die Möglichkeit gibt, hat zumindest eine Home Office Option geschaffen.

Insgesamt hat sich Homeoffice in Deutschland etabliert. Laut dem Statistischen Bundesamt arbeiteten 2023 etwa 23,5 % der Erwerbstätigen zumindest gelegentlich von zu Hause aus, ein Wert, der seit 2021 relativ stabil geblieben ist. [Statistisches Bundesamt]

Es müssen natürlich die passenden Voraussetzungen gegeben sein, damit eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten kann. 

Neben den offensichtlichen, nämlich dem, dass es sich um Büroarbeit handelt, gibt es Punkte, die zum einen das Unternehmen, aber auch die jeweilige Person mitbringen sollten.

Das Unternehmen sollte eine gewisse digitale Grundlage haben, auch im Bereich der IT-Sicherheit. Ohne VPN geht hier also eher wenig, deswegen sollte darauf direkt geachtet werden

Zudem sollte eine Kommunikationsplattform festgelegt werden, das wohl umfangreichste Tool dafür ist Microsoft Teams. 

Aber Vorsicht, Teams ist mehr als ein Chat-Tool. 

Die Chat Funktion in Teams ist nur für die 1:1 Kommunikation gedacht, die Absprachen zu z.B. Projekten sollten in den Team-Kanälen stattfinden. Dafür einfach pro Team einen Kanal erstellen und passende Unternehmen definieren. 

Allgemein sollten sich früh Gedanken um ein System dazu gemacht werden, also wie wird wann und wofür kommuniziert. Aber dazu später mehr, denn genau diesen Mehrwert soll der ganze Artikel vermitteln.

Das sind erstmal die Basics, wenn in deinem Unternehmen jetzt Teile davon nicht oder unzureichend existieren, sollte das direkt angegangen werden. Es ist keine Schande einen Fehler zu bemerken, sondern nur diesen nicht anzugehen und daraus zu lernen.

Mit “wir haben das schon immer so gemacht” kommen wir nicht voran!

Als nächstes müssen wir aber auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf die passenden Basics achten.

Das wären die Bereitschaft, die Befähigung und die Möglichkeit.

Die Bereitschaft ist relativ simpel, wenn die Person auch von Zuhause aus arbeiten möchte, dann haben wir diesen Punkt erfüllt.

Bei der Befähigung wird es schon komplexer. Kann die Person denn mit den Tools so umgehen, dass Home Office eine effektive Option ist? 

Auch das sollte man im Vorfeld abklären, wie genau, schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Die Möglichkeit ist der Punkt, der schwerer sicherzustellen ist, hier gibt es sogar eine rechtliche Grundlage. Die Person muss nämlich einen passenden Arbeitsplatz im Home Office haben. 

Der Küchentisch ist kein passender Arbeitsplatz, sondern eine gemütliche Abwechslung.

In Deutschland gibt es zwei Formen von Homeoffice:

1. Telearbeit: Der Arbeitgeber richtet einen festen Arbeitsplatz im Zuhause des Beschäftigten ein und stellt Möbel, Hardware und Software zur Verfügung. Zudem muss er den Arbeitsschutz gewährleisten, inklusive Gefährdungsbeurteilung.
   
   

2. Mobiles Arbeiten: Der Arbeitnehmer arbeitet flexibel und ortsunabhängig. Der Arbeitgeber muss keinen festen Arbeitsplatz bereitstellen, bleibt aber für den Arbeitsschutz verantwortlich.

[§ 2 Abs. 7 ArbStättV | hilfreicher Artikel dazu]

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen

Wie stellt man jetzt aber im Unternehmen fest, ob die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu bereit sind?

Jetzt kommt der große und mächtige Tipp.
Mann fragt nach …

Das klingt so profan, aber genau hier scheitert es meiner Erfahrung nach in den meisten Fällen (übrigens nicht nur bei diesem Thema).

Wenn Remote Work eingeführt wird, sprecht mit den Personen, die es betrifft. Benefits sind nur dann Benefits, wenn die jeweilige Person damit auch etwas anfangen kann.

Jemand, der eine Fructoseintoleranz hat, wird den Obstkorb nicht mal mit der Kneifzange anfassen.

Genauso verhält es sich mit Personen, die z.B. den Ortswechsel brauchen, um in einen “Arbeitsmodus” zu kommen.

Dieses Gespräch sollte man auch führen, wenn Remote Work bereits Bestandteil des Arbeitslebens ist. Super Moment dafür, das Mitarbeitergespräch (welches im Idealfall Quartalsmäßig stattfindet).

Hier sollte nach einem Konzept vorgegangen werden. Offen darüber sprechen, aber auch gezielte Punkte abfragen. 

So kann man das ganze später auch auswerten, wie genau das schauen wir uns im übernächsten Punkt an.

Fassen wir also nochmal kurz zusammen.

Sprecht miteinander, offen und direkt, keine Floskeln oder spezielle Formulierungen.
Wenn die Person sagt “Home Office ist kacke” dann weiss man, woran man ist.

Allgemein geht es darum, den Mitarbeitern die Freiheit zu geben und durch diesen Hebel die Zufriedenheit und Produktivität zu steigern.

Das Remote Rezept

Kommen wir zum Kernstück des Ganzen.

Das System, den dahinter liegenden Prozess der das ganze steuert und es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach macht, sich darin zurechtzufinden.

Mit diesem “Rezept” gelingt Remote Work und kann sogar ausgebaut werden.

Wichtig ist dabei, dass Systeme und die dazu passenden Prozesse als Orientierungen dienen sollen. Personen, die Neu sind, sich damit schwer tun oder einfach viele andere Aufgaben haben, können so ohne viele Nachfragen teilhaben.

Personen, die wir gern “High Performer” oder “Power User” nennen, werden sich nicht zu 100% daran halten.

Allgemein gilt immer, es kommt auf das Ergebnis an!

Kleine Mathe-Anekdote aus meiner Schulzeit: Mein Rechenergebnis steht da, den Weg meiner Lehrerin, bin ich dabei eher selten gegangen.

Das ganze System baut sich in 3 Teilprozessen auf.

Kommunikation - Task Management - Performance Tracking

Bei der Kommunikation geht es darum, welche Informationen im Team wann und wo geteilt werden.
Hier gibt es 2 Arten der effektiven Kommunikation: synchron und asynchron.

Beispiele für synchrone Kommunikation: Chats, Meetings, spontane Abstimmungen

Beispiele für asynchrone Kommunikation: Dokumentation, Aufgabenkommentare, E-Mails.

Jede Kommunikationsform hat hier klare Benefits und Ziele.

Synchrone Kommunikation sollte für schnelle Abstimmungen genutzt werden.

Dabei ist es wichtig zu beachten, dass nach jeder synchronen Kommunikation ein Task folgen muss. 

Wenn ich also einer Kollegin die z.B. Projektmanagerin ist schreibe: 

“Hey, ich habe jetzt in der Software die Anpassung XY durchgeführt”

Dann folgen daraus 2 Tasks.

Task 1: Dem Kunden bescheid geben

Task 2: Die Dokumentation ergänzen

Hier merken wir jetzt auch schon, welche Art der Kommunikation diese Tasks hervorrufen.
Aus den meisten synchronen Kommunikationen folgt eine asynchrone Kommunikation.

Denn mit asynchroner Kommunikation halten wir Informationen fest.

Damit hat sie aber auch eine klare Grenze, nämlich die Art und Weise, wie kommuniziert werden sollte.

Dokumentationen, Task-Kommentare, E-Mails, etc. sollten nicht wie ein Chat oder ein Meeting geschrieben werden.
Die Informationen müssen hier in direkter Form vorliegen, ohne viel Prosa. Nach einer kurzen Einleitung reichen Stichpunkte meist aus: Die Person, die das ganze später liest, soll ohne große Schwierigkeiten den Inhalt erfassen.

Zusammenfassend gesagt sollen also synchron alle Infos geteilt werden, die aktuell auflaufen und asynchron alles, wo man z.B. noch Input braucht. Das alles, bevor man ein Meeting plant. Zudem werden Tasks daraus abgeleitet, in denen ebenfalls asynchron Informationen geteilt werden.

Im nächsten Schritt schauen wir uns das Task Management an.

Hier werden alle Aufgaben gesammelt und bearbeitet, dafür gibt es extrem gute Tools wie Trello, Monday oder auch den MS Planner.

Welches Tool dafür genutzt wird, ist im Endeffekt egal. Wichtig ist nur, dass man Leute eine Aufgabe zuweisen kann und Kommentare hinterlegt werden können.

Auf diese Weise können Informationen gezielt zu einer einzelnen Aufgabe hinterlegt werden. Diese Aufgabe durchläuft dann z.B. verschiedene Schritte bis sie gelöst ist.

Kleiner FunFact: 

Diese Aufgabe ist ein einzelnes Kanban, das ganze System dazu kann man sich super bei Starbucks anschauen. Man sagt, welchen Drink man möchte, die Info wird ausgedruckt und auf den Becher geklebt. Dann durchlaufen diese verschiedene Stationen, am Ende bekommt man den gewünschten Drink.

Die Schritte in einem Kanban Board sollten möglichst immer ähnlich ablaufen. Das gibt Struktur und hebt die Geschwindigkeit, in der ein Task gelöst ist, an. 

Variieren die Schritte, nutzt man am besten ein neues Kanban Board mit angepasstem Workflow.

Geschwindigkeit, Anzahl der Kommentare, Reviews, Bugs, involvierte Mitarbeiter.
Das alles sind Kennzahlen, die wir aus unserem Task Management erhalten.

Zusammenfassend nutzen wir das Task Management, also dafür, die Aufgaben im Team zu verteilen und zu monitoren.

Weiter also zum Performance Tracking, hier wird klar, was gerade so passiert.

Die Daten, die wir in den anderen Schritten sammeln, bringen wir hier zusammen. Damit messen wir die Leistung des Teams. 

Diese Daten werden im besten Fall auf einem Dashboard visualisiert. Dafür gibt es extra Business Intelligence (BI) Tools z.B. Power BI oder Tableau BI.

Wer es einfach möchte, kann das ganze aber auch z.B. in Google Sheets mit nachbauen. 

Hier können entweder die internen bedingten Formatierungen oder Google Looker Studio genutzt werden, um die Daten auszuwerten und zu visualisieren.

Auf diese Weise werden auch die Ergebnisse unserer Digitalisierungs Umfrage hier auf der Webseite visualisiert.

Mit dieser Grundlage können wir jetzt die Team Performance auswerten.

Eine typische Methode dafür ist die Retrospektive. Ein Meeting, das z.B. alle 2 Wochen stattfindet und nach einem klaren Muster abläuft.

Was läuft gut - weiter so!

Was läuft schlecht - ausbessern!

Was hat keinen Nutzen - weg damit!

Das ganze Dokumentieren wir und vergeben dazu passende Retro Tasks.

Zusammenfassend wird also das Performance Tracking genutzt um die KPI’s die im Arbeitsalltag anfallen zu Tracken und zu analysieren.

Was fällt hier jetzt auf?

Genau, das ganze ist ein vollständiger digitaler Prozess. An keiner der Schritte oder Schnittstellen muss man sich direkt im gleichen Raum befinden.

Quick Wins und nächste Schritte

Was können wir aus dem ganzen Ableiten?

Das System mit den dazugehörigen Prozessen verwaltet den täglichen Ablauf. 

Dieses sollte für alle zugänglich, z.B. im Intranet sichtbar sein und fester Bestandteil des Onboardings sein.

Die komplette Kommunikation kann und sollte hier online stattfinden, um die Kennzahlen und Informationen nicht zu verlieren.

Was sind die Quick Wins daraus?

Hinterfrage deinen Arbeitsalltag, was kann adaptiert werden?

Schau dir deine bisherigen Task an, wie werden diese durchgeführt?

Überlege, wie und auf welchen Kanälen du aktuell kommunizierst, was geht hier verloren?

Was kommt danach?

Das hier gezeigte System ist ein Beispiel, dazu noch ein idealisiertes.

In den wenigsten Fällen kann es genauso implementiert werden. Es dient also als Orientierung.

Genau hier fängt es an, kompliziert zu werden.

Deswegen sollte man sich fachkundige Hilfe holen, genau da beginnt mein Service.

Wir schauen uns zusammen die IST-Situation an und arbeiten ein Konzept aus, wie das ganze umgesetzt werden kann.

Der Einstieg ist das kostenlose Erstgespräch, einfach einen Termin buchen und das ganze Miteinander angehen. 

Danach gibt es dann auch wie hier gepredigt eine Dokumentation des Termins.